棚卸とは!帳簿棚卸と実地棚卸で管理レベルをアップ!

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棚卸を決算書作成のための面倒な手続と思っている人も多いでしょう。

確かに、時間もかかり、作業自体も大変です。

しかし、棚卸は在庫の期末残高を確定するだけではありません。

 

この記事で棚卸について次のことがわかります。

  • 棚卸の2つの方法
  • 棚卸の必要性
  • 棚卸が会社のレベルを上げる理由
  • 棚卸の実施方針

 

棚卸が形骸化していると思っている経営者の方は、当記事を読むことで、在庫管理にとどまらず、ビジネス全体の管理レベルを引き上げることができるでしょう。

1.棚卸しとは?

実は、棚卸には2つの種類があります。

一つは「帳簿棚卸」、もう一つは「実地棚卸」です。

 

帳簿棚卸とは、商品等の入出庫についてその都度記録し、帳簿上で在庫を算定する方法です。

 

実地棚卸は、一定時点(たとえば、決算期末日)の在庫数量を数えて、在庫金額を確定することです。

 

帳簿棚卸は受払というフローから追いかけて期末在庫を算出する方法ですので、あるべき在庫(理論値)がわかります。

しかし、その理論的な在庫が実際に存在する在庫と同じであるとは限りません。

 

一方、実地棚卸は実際の在庫は確定できますが、どのような過程を経てその在庫があるのか、つまり、明細がわかりません。

 

たとえば、盗難などにより在庫がなくなる棚卸減耗があった場合を考えてみましょう。

期末在庫の計算図

 

受け払いを継続的に記録していれば、期末の在庫は次のように計算できます。

④期末在庫=①期首在庫+②当期受け入れ-③当期払い出し

150=200+1000-1050

この計算から期末にあるべき数量は150個でなければなりません。

ところが、⑤実際の在庫数は100個であり、失われた棚卸減耗50個は帳簿棚卸からだけではわかりません。

 

一方、実地棚卸だけの場合は実際の期末在庫をカウントするのですから、実際にある期末の在庫は100個であるとわかります。

しかし、こちらの場合も消えた棚卸減耗分50個を把握することはできません。

 

帳簿棚卸による理論在庫150個と実際の在庫100個を比べるから、棚卸減耗50個は把握できるのです。

 

つまり、帳簿棚卸と実地棚卸が2つそろって有効な棚卸を実施できるということです。

2.棚卸しの必要性

棚卸は「正しい決算書を作成する」ために必要です。

 

在庫に関しての正しい決算書は帳簿棚卸による理論在庫と実地棚卸による実際在庫を比べることで実現します。

 

帳簿棚卸だけでは棚卸減耗による在庫の減少を把握できませんので、在庫がその分だけ過大になり、棚卸減耗損が計上されないため利益も過大になります。

 

一方、実地棚卸だけの場合、実際の在庫にもとづき利益を計算するため、棚卸減耗による損失は利益計算に反映します。

しかしながら、棚卸減耗損は売上原価として計上するため、売上総利益が正しく計算できない可能性もあるのです。

なぜなら、棚卸減耗損は営業外費用あるいは特別損失として計上しなければならないこともあるので、そのような場合は売上総利益が過少計上になってしまうのです。

 

棚卸減耗がないことは通常の状態ではありません。一般的に少額の棚卸減耗は起こることが普通です。通常起こり得るような棚卸減耗は「原価性」があるとして売上原価(あるいは一般管理費)に計上します。一方、異常な棚卸減耗は特別損失(あるいは営業外費用)として計上します。実地棚卸だけで行った場合、通常起こり得る範囲を超えた棚卸減耗損まで売上原価として計上されてしまいます。

 

なお、損益計算書の利益の見方についてはこちらの記事で解説しています。

3.帳簿棚卸、実地棚卸でビジネスをレベルアップ!?

帳簿棚卸は受払を帳簿に記録するだけだから、簡単だと思う人もいるでしょう。

しかし、実地棚卸と同じように帳簿棚卸も面倒な作業であることは変わりません。

 

しかし、このような面倒な作業を実直に続けるからこそ、あなたの会社のレベルは上がっていきます。

3-1.帳簿棚卸でレベルアップする

帳簿棚卸は受払台帳に記録します。

受払台帳の基本的なフォームは次のようなものです。

受払台帳礼例

 

もちろん、受払台帳はアナログ的な帳簿ではなく、市販のソフトなどを使用して記録してもいいでしょう。

 

あなたは受払台帳に記録すると、上手くいかないことに気付くはずです。

それは記録漏れや記録ミスが最初は頻繁に起こるからです。

簡単作業であると思うためか、忙しい時に後回しにしたり、いい加減に記録したりします。

 

そうならないように気をつければいいじゃないかと思うかもしれません。

しかし、心構えだけでは根本的な解決が難しいことは、経営のなかで他にもいろいろ経験しているはずです。

 

そこで、あなたは記録を正確に行うことができるような「しくみ」を考えるようになります。

一断面としての記録作業だけを見るのではなく、発注から払出に至るまでの一連の作業のなかで、効率的に、そして正確に作業を進めるのにはどうしたら良いか考えるようになるのです。

 

あなたのビジネスが成長し、他の人に作業を分担する時でも、混乱なくスムーズに組織を拡大できるようになるでしょう(「あの人は使えない」というような人の能力だけに頼らなくなります)。

3-2.実地棚卸でレベルアップする

実地棚卸を単なるカウント作業であると考えるのはもったいないことです。

実地棚卸を行うと、次のようなことがわかります。

  • 作業が思うほどスピーディー、かつ正確にできない。
  • 帳簿数と実地棚卸数の不一致が思う以上に多い
  • 劣化した商品やほとんど動かない商品がある

 

作業が迅速かつ正確に行えないのは、「在庫の整理・整頓」をしていないからかもしれません。

在庫をあっちこっち探し出したり、在庫をすぐに取り出せなかったりすると作業効率が落ちます。

もちろん、在庫の整理・整頓ができていないと、棚卸のときだけでなく日常の出荷業務でもミスが起きやすくなることは言うまでもないでしょう。

特に、整頓に関しては在庫の置き場所(ロケーション)をしっかり定め、その場所に何があるかしっかり表示するといいでしょう。

 

人のやることですから、帳簿数と実地棚卸数がすべてのアイテムについて完全に一致することはありません(当たり前に起こるもの)。

しかし、その違いが大きい場合は重要な問題が潜んでいる可能性があります。

それは、実地棚卸のカウントミスであるかもしれませんし、そもそも帳簿記録にミスがあったのかもしれません。

いずれにしろ、差異の原因を究明することで、在庫管理の改善に役立てることができます。

なお、この差異の原因調査では、過去の入出荷記録を調べる場合もあります。

しかし、棚卸のタイミング(一年に一回)によっては膨大な入出庫記録を調べることになり、実務上実施することは困難になります。

 

帳簿棚卸では劣化した商品を発見することはできませんが、実地棚卸では劣化した商品を発見することができます。

繊細な扱いをしなければならない商品を雑に管理している(屋外に保管するなど)からかもしれませんし、先に出すべきものを出荷しなかったため残ってしまったからかもしれません。

あるいは、検品もれで当初から劣化したものを入庫してしまったのかもしれません。

 

また、動きのない商品は帳簿棚卸でも見つけることはできますが、得てして、そのような動きのない在庫に発注が行われ、安全在庫が多めになっていることもあります。

動きが鈍くなった在庫は現場がより早く気づいていることが多いでしょう。

帳簿記録に過度に頼ることなく、現場とのコミュニケーションをしっかりとることで、過剰在庫が多くなることを防ぐことができます。

 

実地棚卸を実施すると、帳簿だけでは見えてこない自社の課題や改善点を把握することができます。

 

帳簿棚卸、実地棚卸のいずれも期末残高を確定するというだけにとどまらず、もっと大きな意味があることがおわかりになったのではないでしょうか?

こういった地味な作業を嫌がらずに行い、改善策を考え続けることで、組織はレベルアップし、そういったことをしない企業と比べて大きな差がついていきます。

4.棚卸の実施方針

あなたの企業ではどのような棚卸をしているでしょうか?

実物をカウントしそれで終わっているかもしれません

あるいは、すでに完成された棚卸を実施しているかもしれません。

 

あなたが今までより有効な棚卸を行いたいと思っているとしても、実際に運用するのは大変です。

しかし、それはすべてのアイテムについて、同じような管理をしようと考えているからでしょう。

すべてを厳格に管理できるものではありませんし、また、それが合理的であるというわけでもありません。

ですから、まずは重要なアイテムについて重点的な管理を実施するといいでしょう。

なお、在庫の重要性をどのように判断するのかについてはこちらの記事で解説しています。

まとめ

実際、棚卸は大変な作業です。

しかし、棚卸は単に決算書を作成するための作業にとどまらず、ビジネスのまずい点を発見するのに役立ちます。

 

こうした地味な作業に真剣に取り組み、改善に向けて努力を続けることで、在庫管理にとどまらず、管理レベル全体を引き上げることになるでしょう。

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